So holst Du das Maximum aus Deiner Arbeitszeit

Ja, nein oder doch vielleicht? Langwierige Entscheidungen und ein völliges Durcheinander im Tagesablauf sind richtige Zeitfresser. Und sie sind vor allem eines: unnötig. Mach Schluss mit der Zeitverschwendung. So holst Du das Maximum aus Deiner Arbeitszeit raus.

Das Entscheidungsdilemma

Wir treffen täglich rund 20.000 Entscheidungen. Ja, zwanzigtausend. Viele davon sind völlig unbewusst andere erfordern viel Zeit. Manche Entscheidungen mutieren sogar zu wahren Zeitfressern. In der Arbeit treffen wir 60 Prozent unserer Entscheidungen unter Zeitdruck. Das ist häufig der Zeitpunkt, an dem es dezent ungemütlich wird. Zeit ist nämlich Geld. Und die meisten von uns haben weder das eine und schon gar nicht das andere. Was Du dagegen tun kannst? Es kommt vor allem auf die richtige Technik an.

Your body knows best

Wenn Du das nächste Mal in der Zwickmühle bist, mit Argumenten bombardiert wirst und die Pro & Contra-Liste biblische Ausmaße annimmt, dann lass rational einfach mal rational sein. Da Der Aggregatszustand Deines Hirns sowieso schon Brei ist, hör lieber mal auf Deinen Bauch. Entscheidungen aus dem Bauch sind zwar spontan, aber keineswegs schlechter. Denn: Intuition ist auch Wissen – nur eben unterbewusst. Und das Beste: Du sparst jede Menge Zeit.

Bessere Entscheidung dank voller Blase

Du musst richtig dringend auf die Toilette? Dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt ein paar wichtige Entscheidungen zu treffen. Niederländische Forscher haben herausgefunden, dass wir mit voller Blase längerfristige Ziele ins Auge fassen und nachhaltigere Entscheidungen treffen. Das ganze nennt sich kreativerweise Harndrang-Effekt. Wer es schafft, seinen Harndrang kurzfristig zurückzuhalten, kann auch kurzfristigen Versuchungen besser widerstehen. Und der Blick ist frei für die Ferne. Jaja … das Wunder Mensch. Also tänzle nächstes Mal lieber noch herum, bevor Du die Hosen runter lässt und dem lieben Gott dankst. Sonst bist du später angepisst.

Die Wunderformel 10-10-10

Wenn Du gerade keine volle Blase zur Verfügung hast und trotzdem eine Entscheidung benötigst, halte Dich an das simple 10-10-10-Modell. Dafür trägst Du wie gewohnt alle entscheidungsrelevanten Informationen zusammen. Der Clou an der Sache sind 3 einfache Fragen:

  • Welche Auswirkung hat Deine Entscheidung in 10 Tagen?
  • Welche Auswirkung hat Deine Entscheidung in 10 Monaten?
  • Welche Auswirkung hat Deine Entscheidung in 10 Jahren?

So kannst Du feststellen, ob Dich Deine Entscheidung dahin bringt, wo Du langfristig hinwillst. Hat Deine Entscheidung nicht Mal Auswirkung auf Deine nächsten 10 Tage, ist es wohl besser, auf Deinen Bauch zu hören.

To-do war gestern

Falsche Planung ist der zweite große Zeitfresser im Büro. Schlechte Nachrichten für alle Post-it-Anhänger: Euer Neon-Blätterwald ist doch nicht so toll. Und auch die klassische To-do-Liste könnt Ihr getrost in die Tonne kloppen. Vorhang auf für den „Stundenplan“. Damit der Arbeitstag reibungslos und ohne unnötige Leerzeiten verläuft, ist es nicht ausreichend, bloß zu wissen, was ansteht. Der Zeitaufwand und die Wichtigkeit der Aufgabe sind ebenfalls von Bedeutung. Um eine realistische Zeitangabe für jeden Task festzulegen, plane je ein Drittel der veranschlagten Zeit als Puffer ein. Du wirst es brauchen. Verplane nicht den ganzen Tag:

  • 60% für Aufgaben aus der Tagesplanung
  • 20% für Störungen und Zeitdiebe
  • 20 % Kaffee

Priorisiert wird dann anhand von drei Fragen:

  • Was muss unbedingt passieren? Was bringt mich am meisten meinen Zielen näher?
  • Was kann delegiert werden?
  • Was sind die Streichkandidaten?

Außerdem ist es sinnvoll eine Hauptaufgabe pro Arbeitstag festzulegen. Einmal eingetragen, nimmt Dir der Stundenplan die Entscheidung ab, was als nächstes ansteht. Alles ist klar strukturiert – ob Du noch Zeit hast oder „kurz was schieben kannst“ entscheidest nicht Du, sondern der Stundenplan.

Tipp: Wenn Du pünktlich die Fliege machen willst, plane Deinen Tag von hinten. Zeitgrenzen helfen, die Effektivität zu steigern. Du willst um 5 raus, dann leg das als Deinen Endzeitpunkt fest und bau den Stundeplan danach quasi „Rückwärts“ auf.

Trotz des Stundenplans nicht alles gepackt? Dann ist es Zeit für die Kontrolle. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag geschoben. Passiert das mehrmals, ist die Aufgabe vielleicht doch eher ein Streichkandidat.